Link Flow
Regneark som opgaveoversigt
- Velegnet til Lister med frister
- Sværhedsgrad Let til middel
- Deling med andre Delt fil, begrænset
- Typisk brug Små projekter
Et regneark som opgaveoversigt er en tabel, hvor hver række er en opgave, og kolonnerne viser fx ansvarlig, frist og status. Det passer til dig, der har en overskuelig mængde opgaver med frister, især et lille projekt som en flytning, en fest eller en forenings arrangement, og som gerne vil have fuld kontrol over opsætningen. Det passer dårligere til daglige huskeopgaver og til mange, der redigerer samtidig.
Opsætning: fem kolonner er nok
Start enkelt. En simpel liste i et regneark kan være nok tidligt i en planlægning, og et særligt projektværktøj er ikke nødvendigt, som Microsoft Support skriver. Her er en grundopsætning:
| Kolonne | Bruges til |
|---|---|
| Opgave | Én handling, formuleret så du kan gå i gang med den |
| Ansvarlig | Hvem der gør det, også hvis det kun er dig |
| Frist | Datoen, opgaven senest skal være færdig |
| Status | Fx Ikke startet, I gang, Venter, Færdig |
| Note | Link, telefonnummer eller hvad du venter på |
Gør statuskolonnen til en rulleliste. Når værdierne begrænses til en rulleliste, bliver indtastning hurtigere og mere nøjagtig, og datavalidering sørger for, at kolonnen ikke ender med fem stavemåder af det samme. Med betinget formatering kan hver status få sin farve, så du kan se mønstrene med et blik.
Det næste er et tænkt eksempel, vi selv har lavet til flytning, uden rigtige datoer:
| Opgave | Ansvarlig | Frist | Status |
|---|---|---|---|
| Bestil flyttekasser | Mig | Tidligt i forløbet | Færdig |
| Opsig internetabonnement | Mig | Før flyttedagen | I gang |
| Book hjælp til tunge løft | Partner | Før flyttedagen | Venter |
Når listen vokser: filter, frys og forfaldne frister
Lås den øverste række, så overskrifterne altid er synlige, når du ruller ned. Med Autofilter kan du kun vise dine egne opgaver eller dem, der ikke er færdige. Rækker, der ikke matcher, skjules, men de slettes ikke.
Vil du have forfaldne opgaver markeret automatisk, kan en regel sammenligne fristen med funktionen IDAG, som returnerer den aktuelle dato. Har du brug for et visuelt overblik, kan du bygge en simpel tidslinje oven på listen. Regnearket har ikke en indbygget Gantt-diagramtype, så det kræver et lille stykke manuelt arbejde eller en skabelon. Se Tidslinjeplan, hvis tidslinjen er hovedsagen.
Når regnearket bliver for tungt
Tegnene er som regel de samme:
- Du opdaterer listen sjældnere, end opgaverne ændrer sig.
- Flere skal rette i den samtidig, og ingen er sikre på, hvad der er seneste version.
- Du vil have påmindelser på telefonen, men regnearket giver dem ikke af sig selv. Her er en opgaveapp lettere.
- Du vil trække opgaver fra kolonne til kolonne i stedet for at skifte en status. Det er en kanbantavle.
- Opgaver afhænger af hinanden, og tidsplanen skal flytte sig automatisk.
Det er normalt, at et projekt starter som en liste og vokser ud af den. Microsoft Support beskriver, at simple lister kan importeres i et projektværktøj, når projektet vokser. Din liste er altså ikke spildt arbejde. Se guiden om projektplan i regneark for en mere udbygget opsætning.
Det afhænger af din situation
Siden går ikke i dybden med formler, makroer eller opsætning af fælles filer. Hvor filen må ligge, og hvem der må se den, afhænger af din arbejdsplads eller forening. Spørg arbejdsgiveren eller den, der administrerer jeres filer, hvis oversigten indeholder oplysninger om andre. Hvor mange kolonner du har brug for, afhænger af, om du styrer alene eller sammen med andre.
Almindelige spørgsmål
Skal jeg bruge formler for at komme i gang?
Nej. En tabel med opgave, frist og status virker uden formler. Rulleliste og farver gør den lettere at holde ved lige, men de er et tillæg.
Hvad gør jeg med færdige opgaver?
Sæt status til Færdig, og skjul dem med et filter. Flyt dem eventuelt til et andet ark, når listen bliver lang, så du stadig kan se, hvad der er gjort.
Kan et regneark erstatte en opgaveapp?
Til planlagte opgaver med frist kan det. Til daglige huskeopgaver og påmindelser er en app som regel lettere. Mange bruger begge dele: regnearket til projektet og appen til hverdagen.