Link Flow
Tidslinjeplan: opgaver og frister over tid
- Velegnet til Projekter med slutdato
- Sværhedsgrad Middel
- Deling med andre Delt fil eller værktøj
- Typisk brug Flytning, fest, aktivitetsdag
En tidslinjeplan lægger opgaver og frister ud over tid, så du kan se, hvad der skal være færdigt hvornår, og hvad der venter på hvad. Den giver mening til et lille projekt med en fast slutdato og opgaver, der hænger sammen, fx en flytning, en fest eller en aktivitetsdag. Som minimum skal den vise opgave, start, frist, ansvarlig og status samt slutdatoen.
Hvornår en tidslinje er værd at lave
Er opgaverne uafhængige og uden datoer, er en almindelig liste nok. Tidslinjen begynder at give mening, når rækkefølgen betyder noget, fordi du ikke kan bestille catering, før du kender antal gæster. Det samme gælder, hvis flere personer har hver deres del, eller hvis slutdatoen ligger fast.
Små og store projekter skal ikke styres ens. De Danske Spejdere skriver, at større projekter kræver mere styring og ledelse gennem hele forløbet, mens mindre projekter kan klares med en lille model. Som eksempler nævnes en aktivitetsdag i skoven eller at opføre en shelter. En tidslinjeplan er netop sådan en lille model. I foreningsprojekter nævner Center for Frivilligt Socialt Arbejde en milepælsplan som eksempel på planlægningen.
Det skal tidslinjen mindst vise
| Felt | Det svarer på |
|---|---|
| Opgave | Hvad skal gøres? |
| Start og frist | Hvornår kan den begynde, og hvornår skal den være færdig? |
| Ansvarlig | Hvem tager sig af den? |
| Status | Ikke begyndt, i gang eller færdig? |
| Leverance | Hvad ligger der færdigt, når opgaven er klaret? |
| Milepæl | Hvilke datoer må ikke skride, fx selve begivenheden? |
Leverancefeltet kan virke overflødigt, men det forhindrer vage opgaver. Erhvervsstyrelsen beskriver output som de leverancer eller produkter, aktiviteterne umiddelbart skaber. Derfor kan hver opgave pege på en leverance.
Vil du have en enkel statusfarve, bruges rød, gul og grøn i staten. Økonomistyrelsen beskriver, at statslige it-projekter får et trafiklys ud fra budget, tid og gevinstrealisering. I et lille projekt kan du nøjes med tiden. I Excel kan funktionen IDAG sammenligne fristen med dags dato, så forfaldne opgaver markeres automatisk.
Et tænkt eksempel: en flytning
Eksemplet er vores eget og har fiktive opgaver. Slutdatoen er dagen, hvor nøglen afleveres. Bagfra sætter du de opgaver, der skal være klaret før: bestil flyttebil, pak ting, du ikke bruger, meld adresseændring, aflever den gamle bolig. Hver opgave får en frist og en ansvarlig. Straks ser du, at bilen skal bestilles, før pakningen kan planlægges til én bestemt dag, og at to opgaver ligger oven i hinanden hos samme person.
Sådan adskiller den sig fra de andre metoder
| Metode | Viser især | Svagere på |
|---|---|---|
| Tidslinjeplan | Rækkefølge, frister og overlap | Løbende småopgaver uden dato |
| Kanbantavle | Hvor opgaverne er i forløbet | Tid og afhængigheder |
| Regneark som opgaveoversigt | Overblik og filtrering | Visuel rækkefølge over tid |
En tidslinje kan bygges oven på en opgaveliste i regnearket. Er du i tvivl om, hvad der passer til dig, kan værktøjet til at finde din metode hjælpe.
Det afhænger af værktøj og projektets størrelse
Excel har ikke en indbygget Gantt-diagramtype. Microsoft forklarer, at du selv kan bygge en simpel tidsplan eller bruge gratis skabeloner. Det er dog valgfrit, for en liste med start og frist er ofte nok. Tidligt i planlægningen behøver man heller ikke et særligt projektværktøj; ifølge Microsoft kan en simpel liste være nok.
Vælger du et færdigt værktøj, så tjek, hvilke visninger der er med i dit abonnement. Microsoft skriver, at visninger kan afhænge af licens, og at tidslinjevisningen kan kræve en bestemt licens.
Denne side dækker ikke budget, ressourcestyring eller projekter med mange deltagere og beslutningsniveauer. Vokser projektet derhen, så få hjælp af nogen med projekterfaring. Forskellen på styring og ledelse står i guiden om projektstyring og projektledelse.
Almindelige spørgsmål om tidslinjeplaner
Skal jeg lave et Gantt-diagram?
Nej. Kernen er listen med start, frist, ansvarlig og status. Diagrammet er en visuel pyntning, som du kan tilføje, hvis du får brug for at se overlap med et øjeblik.
Hvor detaljeret skal tidslinjen være?
Detaljeret nok til, at hver opgave kan afsluttes med en klar leverance, men ikke mere. Hvis du hele tiden retter små opgaver, er planen for fin.
Hvad gør jeg, når en frist rykker?
Ret fristen, og se efter opgaver, der kommer efter den. Hænger flere sammen, rykker de også. Ligger slutdatoen fast, må du fjerne eller skære i noget andet.