En projektstyring i Excel (en skabelon, du bygger selv) behøver kun en tabel med én række pr. opgave og kolonner til opgave, ansvarlig, start, frist og status. Tilføj en rulleliste i statuskolonnen og en farveregel, så ser du med et blik, hvad der er færdigt, og hvad der halter. Hver uge ændrer du status, flytter de frister, der er rykket, og skriver nye opgaver ind. Alt det kan gøres med funktioner i almindelig Excel. Regnearket er nok, så længe du overskuer projektet på én skærm, og få personer skal bruge det.
Kolonnerne i din projektstyring-skabelon
Skriv overskrifterne i første række og læg én opgave på hver række nedenunder:
- Opgave: en kort handling, fx “Book lokale”, ikke et emne som “Lokale”.
- Ansvarlig: ét navn pr. række. Står der to, ender ingen med at gøre det.
- Start og Frist: skriv rigtige datoer, ikke tekst. Så kan Excel regne på dem.
- Status: udfyldes fra en fast liste (se nedenfor).
- Leverance: hvad opgaven konkret skaber. Erhvervsstyrelsen beskriver projektets output som de leverancer eller produkter, som aktiviteterne umiddelbart skaber. Kan du ikke sige, hvad en opgave leder til, er den måske ikke nødvendig.
Sådan sætter du arket op, så det er til at holde fast i
- Lås overskrifterne. Når listen vokser, forsvinder overskrifterne ved scroll. Du kan fryse den øverste række, så kolonnenavnene altid er synlige.
- Lav en rulleliste til status. Med en rulleliste bliver indtastningen hurtigere og mere nøjagtig. Den bygger på datavalidering, som styrer, hvilke værdier der må stå i cellen. Hold listen kort: Ikke startet, I gang, Venter, Færdig.
- Farv status automatisk. Betinget formatering farver celler efter deres værdi. Vælg få farver. Statens projekter følges også med en enkel markering: Økonomistyrelsen skriver, at alle projekter får et rødt, gult eller grønt trafiklys, og Digitaliseringsstyrelsen beskriver, at Statens It-råd tildeler projekterne trafiklys. Betydningen af farverne i dit ark bestemmer du selv: fx grøn til Færdig, gul til I gang og Venter, ingen farve til Ikke startet.
- Markér forfaldne opgaver. Funktionen IDAG giver den aktuelle dato. Opret en regel med en formel, der sammenligner fristen med dagen i dag og kun gælder, hvis status ikke er Færdig. Hvis fristen står i kolonne D og status i kolonne E, kan formlen i dansk Excel se sådan ud: =OG($D2<IDAG();$E2<>”Færdig”). Giv reglen rød farve. Funktionsnavne og menuer kan afvige mellem Excel-versioner og sprog, så tjek, hvad de hedder hos dig.
- Slå filter til. Med Autofilter kan du fx kun vise én persons opgaver eller alt, der ikke er færdigt. Rækker, der ikke matcher, bliver skjult, ikke slettet.
- Tilføj en tidslinje, hvis du vil. Excel har ingen færdig Gantt-diagramtype, men man kan bygge en simpel tidsplan af start og frist. Det er et valgfrit ekstra. Listen er det vigtigste.
Vil du hellere starte fra en færdig ramme, tilbyder Microsoft gratis, tilpasselige skabeloner til projektplanlægning i Excel. Se dem igennem, og fjern kolonner, du ikke bruger. Jo flere felter, jo mindre lyst har du til at opdatere dem.
Et tænkt eksempel: sommerfest i en forening
Eksemplet er vores eget og tallene er opdigtede. Det viser kun, hvordan arket kan se ud i brug. Fristen for hele festen er 20. juni, og arket har disse rækker:
- Book lokale — Mette — start 1. maj — frist 10. maj — Færdig (grøn)
- Send invitation ud — Jonas — start 10. maj — frist 25. maj — I gang (gul)
- Bestil mad — Mette — start 25. maj — frist 5. juni — Ikke startet
- Find musik — Sara — start 1. maj — frist 15. maj — Venter (gul)
Hvis du åbner arket den 18. maj, er “Find musik” rød, fordi fristen er overskredet og status ikke er Færdig. Det giver ugens samtale med Sara: Skal fristen rykkes, eller skal opgaven gives til en anden?
Ugens opdatering på få minutter
Sæt en fast tid, fx mandag morgen. Gå rækkerne igennem oppefra: opdatér status, ret frister, der ikke holder, og tilføj nye opgaver nederst. Filtrér derefter på forfaldne opgaver og beslut, hvad der sker med hver. Skriv ikke noter ind i status. Brug en ekstra kolonne til bemærkninger, ellers mister listen sin ensartethed. Ønsker du et enklere afkrydsningsark uden datoer, kan en Word-liste være nok.
Hvornår regnearket er nok, og hvornår det bliver for tungt
| Situation | Regnearket | Næste skridt |
|---|---|---|
| Du styrer projektet alene eller med få personer | Passer godt | Bliv i Excel |
| Opgaverne er en enkel liste med frister | Passer godt | Bliv i Excel |
| Flere skal redigere samtidig | Bliver besværligt | Overvej delt værktøj |
| Opgaver afhænger af hinanden og skal flytte sig sammen | Kræver manuelt arbejde | Overvej tidsplanværktøj |
| Du opdaterer ikke arket længere | Arket er for tungt | Forenkl, eller skift metode |
Microsoft skriver selv, at man tidligt i planlægningen ikke behøver et særligt værktøj, og at projekter, der vokser ud af en Excel-liste, kan importeres i Project. Overvejer du at købe et dedikeret værktøj, så tjek pris pr. bruger, om du kan hente dine data ud igen, og om du faktisk får brug for mere end en liste. Kriterierne står i guiden om at vælge projektstyringsværktøj. Er du i tvivl om, om en liste overhovedet er din måde at arbejde på, kan du prøve værktøjet Find den måde at holde styr på opgaver, der passer til dig.
Det her kan et regneark ikke, og det afhænger af dig
Guiden handler om små projekter, du selv overskuer. Den dækker ikke budgetter, risikostyring, store projekter med mange afhængigheder eller bygge- og anlægsopgaver. Her er et regneark sjældent nok, og du bør spørge den, der har ansvaret for projektet: din arbejdsgiver, en projektleder eller en rådgiver i faget. Skal arket deles med andre, så afklar med din arbejdsplads, hvor filen må ligge, og hvem der må se den. Hvor meget struktur der er brug for, afhænger af, hvor mange der er med, og hvor ofte tingene ændrer sig. Forskellen mellem at styre og lede et projekt er beskrevet i guiden om projektstyring og projektledelse.
Spørgsmål om projektstyring i Excel
Kan jeg bruge en færdig skabelon i stedet for at bygge selv?
Ja. Microsoft har gratis skabeloner til projektplanlægning, som kan tilpasses. Fjern de felter, du ikke bruger, så arket bliver lige så enkelt som en selvbygget liste.
Skal jeg have en Gantt-tidslinje?
Nej. Mange små projekter klarer sig med en liste med start, frist og status. Tidslinjen er et valgfrit ekstra, og Excel har ikke en færdig diagramtype til den, så du skal bygge den selv.
Hvor mange statusser skal der være?
Så få som muligt. Vælg dem, du faktisk skelner mellem i hverdagen. Kan du ikke huske forskellen mellem to statusser, så slå dem sammen.
Hvad gør jeg, hvis jeg ikke får opdateret arket?
Fjern kolonner, før du fjerner ugens faste tid. Hjælper det ikke, passer metoden måske ikke til dig. Så kan værktøjet til at finde din metode pege på et andet udgangspunkt.