En brugbar to do liste skabelon i Word er en tabel med kolonnerne opgave, prioritet, frist og færdig. I den sidste kolonne sætter du et afkrydsningsfelt ind, så du kan klikke opgaverne af på skærmen, eller du printer listen og bruger en pen. Gem derefter dokumentet som skabelon, så du starter med en ren liste hver gang. Word er nok, så længe listen er kort og skal bruges af dig selv. Vokser den, er Excel eller en app et bedre sted at bo.
Sådan bygger du din to do liste skabelon i Word
Du skal ikke bruge særlige kundskaber, men du skal bruge fanen Udvikler til afkrydsningsfelterne. Gå frem i denne rækkefølge:
- Indsæt en tabel. Vælg Indsæt, derefter Tabel, og lav kolonner til opgave, prioritet, frist og færdig. Lav en overskriftsrække, og skriv navnene på kolonnerne i den. Tilføj så mange tomme rækker, som listen typisk fylder på en side.
- Gør opgavekolonnen bred. Træk i kolonnekanten, så opgaven kan stå på én linje. De øvrige kolonner kan være smalle.
- Tilføj afkrydsningsfelt. Ifølge Microsofts vejledning til tjeklister i Word laver du en liste, du kan krydse af, ved at tilføje kontrolelementer af typen afkrydsningsfelt. Det sker fra fanen Udvikler. Sæt feltet ind i første række i kolonnen Færdig, og kopiér det derefter ned i de andre rækker. Vises fanen ikke, kan den normalt slås til i Words indstillinger for båndet. Menuerne kan se lidt forskellige ud fra version til version.
- Gør prioritet enkel. Brug tre ord, du selv forstår, fx “nu”, “snart” og “senere”. Eller brug bogstaver. Hold dig til én skala, så du ikke skal tænke over den hver gang.
- Vælg en fast måde at skrive frister på. Skriv enten en dato eller en ugedag, men ikke begge dele blandet. Så kan du hurtigt se, hvad der haster.
- Gem som skabelon. Vælg Gem som og filtypen Word-skabelon. Når du åbner skabelonen, får du en ny, ubrugt kopi, og den tomme original bliver ikke overskrevet.
Hvorfor prioritet og frist hører med
En liste med kun en opgave og et flueben fortæller ikke, hvad du skal tage fat på først. Arbejdstilsynet peger på, at der bør være balance mellem mængden af opgaver og den tid, du har til dem. Hvis det ikke passer, skal du sige til og bede om prioritering. En liste, hvor du kan se både prioritet og frist, gør det lettere at opdage den ubalance i tide og at have et konkret udgangspunkt for samtalen.
Tilpas skabelonen til dag, uge eller flytning
Samme grundtabel kan bruges til flere formål. Du ændrer kun få kolonner.
- Dagsliste: Fjern fristkolonnen, hvis alt skal nås i dag, og behold prioritet og afkrydsning. Hold listen så kort, at den kan være på en halv side.
- Ugeliste: Lav frist til en ugedag, og sorter eventuelt rækkerne efter den. Tilføj en kolonne til noter, hvis opgaver ofte afhænger af svar fra andre.
- Privat projekt som flytning: Tilføj en kolonne til “hvem”, hvis I er flere, og en til kategori, fx bolig, regninger og pakning.
Her er et tænkt eksempel på en flytteliste. Opgaverne og datoerne er vores egne og fiktive:
- Bestil flyttebil – prioritet: nu – frist: 3. marts – færdig: ☐
- Meld flytning til posten – prioritet: snart – frist: 10. marts – færdig: ☐
- Pak bøger og køkkenting – prioritet: senere – frist: 20. marts – færdig: ☐
Eksemplet viser kun, hvordan rækkerne kan se ud. Det er ikke en facitliste over, hvad en flytning kræver.
Hvornår Word er nok, og hvornår du bør skifte
Word passer, når listen er din egen og overskuelig. Når den vokser, begynder du at savne at kunne filtrere. I Excel kan du bruge Autofilter på et område eller en tabel, så Microsoft beskriver, at kun de ønskede data vises, og resten skjules. Det er en klar grund til at skifte.
| Situation | Passer bedst | Hvorfor |
|---|---|---|
| Kort dagsliste til dig selv | Word eller papir | Hurtigt at lave og printe |
| Ugeliste med få frister | Word | Overskuelig, hvis den holdes kort |
| Lang liste, du vil sortere og filtrere | Excel | Filter skjuler det, du ikke skal se |
| Påmindelser på telefonen | App | Word minder dig ikke selv om noget |
| Opgaver delt med andre | Delt regneark eller app | Flere skal kunne opdatere samtidig |
Læs videre i guiden om projektstyring i Excel, hvis du vil bygge videre i et regneark, eller i guiden om at vælge en to do liste app, hvis du har brug for påmindelser. Er du i tvivl om, hvilken metode du holder fast i, kan du bruge værktøjet Find den måde at holde styr på opgaver, der passer til dig.
Før du køber noget, så tjek, om du allerede har Word. Skabelonen kræver ikke andet end programmet og eventuelt en printer. Til papirudgaven er det nok med almindeligt papir.
Det afhænger af din Word-version og din situation
Guiden viser opbygningen, ikke færdige filer til download. Placering af menuer og knapper kan variere mellem Word-versioner, Word på Mac og Word i browseren, og afkrydsningsfelter virker ikke nødvendigvis ens overalt. Kan du ikke finde fanen Udvikler, så tjek Microsofts vejledning for din version.
Er computeren administreret af din arbejdsgiver, kan nogle indstillinger være låst. Så er det it-afdelingen eller en it-supporter, du skal spørge. Guiden dækker heller ikke samarbejde om fælles lister. Og hvis listen hele tiden er for lang til den tid, du har, løser en bedre skabelon ikke problemet. På jobbet er det en samtale med din leder om prioritering.
Spørgsmål om to do liste skabelon i Word
Kan jeg printe listen og krydse af med pen?
Ja. Afkrydsningsfeltet vises som en firkant på udskriften, og du kan sætte kryds i hånden. Vil du kun bruge papir, kan du også lade kolonnen stå tom og tegne selv.
Kan jeg sortere listen efter frist?
I en Word-tabel kan du normalt sortere rækker fra tabelværktøjerne. Det virker bedst, hvis fristerne er skrevet ens. Skal du sortere og filtrere ofte, er Excel et bedre værktøj.
Skal jeg bruge en skabelon eller bare et almindeligt dokument?
En skabelon sparer dig for at rydde op i det gamle dokument hver gang. Hvis du kun bruger listen én gang, fx til en enkelt flytning, er et almindeligt dokument nok.
Hvornår er listen blevet for stor til Word?
Når du bruger tid på at lede efter opgaver, eller flere skal opdatere listen, er det på tide at flytte den. Se også metoden liste i tekstdokument for fordele og ulemper.