Forskellen på projektstyring og projektledelse er, at projektstyring handler om planen: hvilke opgaver der skal laves, hvornår, og med hvilke ressourcer. Projektledelse handler om menneskerne: hvem der beslutter, hvem der har ansvaret, og hvordan deltagerne holdes i gang. I hverdagen bruges ordene ofte i flæng, og i et lille projekt gør den samme person typisk begge dele. Du har brug for en plan, hvis du er usikker på, hvad der skal nå hvornår. Du har brug for tydelige roller, hvis planen findes, men tingene alligevel går i stå. Mange små projekter har brug for lidt af begge dele.
Projektstyring vs projektledelse: hvor grænsen går
Projektstyring er det, du kan skrive ned og kigge på: en opgaveliste, frister, en rækkefølge og en oversigt over, hvem der har tid og materialer til hvad. Et regneark eller en tavle kan rumme det meste af det.
Projektledelse er det, der ikke kan stå i et regneark: at tage en beslutning, når to ønsker støder sammen, at sige til, når en opgave ikke bliver lavet, og at holde de involverede orienteret. IDA beskriver projektlederen som centrum for beslutninger og drivkraften i udviklingen. Det er ledelsesdelen af rollen, og den er adskilt fra selve planlægningen af tid og opgaver.
Danske Regioner beskriver det på samme måde i deres projektmodel. Her skal projektlederen sørge for, at mål, leverancer og tidsplan er klart defineret. Det er planlægningen. Projektlederen leder også projektdeltagere og andre aktører, så de realiserer de besluttede mål og rammer. Det er ledelsen. Projektlederen er ansvarlig for, at projektet gennemføres inden for de aftalte rammer, og at leverancerne leveres til aftalt kvalitet. Det er ansvar over for dem, der beslutter.
Ordene overlapper altså i praksis. Digitaliseringsstyrelsen kalder Statens IT-Projektmodel for en generel projektledelsesmodel, selvom den består af en fasemodel, styringsdokumenter, vejledninger og procesguider. Det er altså planlægnings- og styringsredskaber. Når du støder på begge ord, så spørg dig selv, om der menes plan eller mennesker.
Hvad et lille projekt har brug for
De Danske Spejdere skriver, at små og store projekter ikke skal styres ens: større projekter kræver ofte mere styring og ledelse i projektets levetid, mens mindre projekter kan klare sig med en lille model. Som eksempler nævner de en aktivitetsdag i skoven eller at bygge en shelter.
I et foreningsprojekt ligger planlægning og ledelse ofte hos den samme person. Center for Frivilligt Socialt Arbejde beskriver projektlederens opgave som at planlægge og lede projektet og sikre fremdrift, bl.a. ved at uddelegere opgaver og kommunikere med interessenterne. For dig betyder det, at du som regel ikke skal vælge mellem de to. Du skal finde ud af, hvilken af dem der halter.
Et tænkt eksempel: sommerfesten, der gik i stå
Eksemplet er vores eget og fiktivt. En grundejerforening skal holde sommerfest. Formanden har lavet en pæn plan med opgaver, frister og indkøbsliste, så projektstyringen er i orden. Alligevel går tingene i stå. Ingen har besluttet, om festen skal have tilmelding. Ingen ved, hvem der må godkende udgifter til musikken. To frivillige tror, at den anden har ringet til teltudlejeren.
Planen mangler ikke noget. Der mangler ledelse: en person, der tager beslutningerne, en person med ansvar for hver opgave og en fast måde at give besked på. Løsningen er at skrive en navngiven ansvarlig ud for hver opgave, udpege én, der beslutter ved uenighed, og aftale, hvor status meldes. Planen skal ikke laves om.
Plan, roller eller begge dele: tjek dit projekt
| Det ser du | Det mangler mest | Første greb |
|---|---|---|
| Du kan ikke overskue opgaver og frister | Plan | Saml opgaver i én liste med frist og rækkefølge |
| Planen findes, men opgaver bliver hængende | Tydelige roller | Sæt ét navn på hver opgave |
| Ingen ved, hvem der beslutter | Ledelse og ansvar | Udpeg én beslutningstager |
| Både overblik og ansvar er uklart | Begge dele | Start med roller, derefter planen |
Arbejder du alene, er rollefordelingen overstået, og du har mest brug for planen. Det gælder f.eks. ved en flytning eller en fest. Deles opgaverne med andre, bliver roller og beslutninger hurtigt det, der afgør, om det lykkes.
Når planen skal i et værktøj
En plan kan holde i et regneark, så længe de involverede kan åbne den og holder den ved lige. Se vores guide til at bygge en enkel projektplan i Excel. Et dedikeret projektværktøj bliver relevant, når flere skal opdatere samtidig, eller når regnearket ikke længere giver overblik. Før du vælger, så tjek, hvor mange der skal bruge det, om du kan dele med folk uden for dit team, og hvordan du får data med ud, hvis du skifter. Prisen skal du slå op hos udbyderen, for den afhænger af antal brugere og abonnementsform. Kriterierne er samlet i guiden om projektstyringsværktøj.
Et værktøj løser kun planlægningen. Det bestemmer ikke, hvem der har ansvaret, og det får ikke nogen til at tage en beslutning. Mangler du roller, hjælper en ny app ikke. Hvis du er i tvivl om, hvilken arbejdsform der passer til dig, kan værktøjet til at finde din metode give et forslag.
Det dækker guiden ikke, og her skal du have hjælp udenfor
Guiden handler om små projekter og små teams, f.eks. en forening, en familie eller en gruppe kolleger. Den beskriver ikke store organisationers projektmodeller, og den går ikke i dybden med kontrakter, budgetter eller formelle krav. Kilderne ovenfor kommer fra regioner, staten og foreninger, og eksemplerne her er derfor oversat til små forhold.
- Skal projektet involvere en entreprenør, et byggeri eller bindende aftaler med økonomisk ansvar, så få råd hos en fagperson, før du skriver under.
- Skal I håndtere personoplysninger om andre, så undersøg reglerne hos den relevante myndighed eller en rådgiver.
- Er uenigheden i gruppen blevet personlig, løser en bedre plan ikke problemet. Her kan en neutral person udefra, f.eks. en mødeleder eller en formand uden for projektet, hjælpe.
- Hvor meget styring og ledelse der er nok, afhænger af projektets størrelse, antallet af involverede og hvor meget der står på spil. Det kan ingen guide afgøre for dig.
Spørgsmål om projektstyring og projektledelse
Er projektstyring og projektledelse det samme?
Nej, men de overlapper. Projektstyring er planlægningen af tid, opgaver og ressourcer. Projektledelse er mennesker, beslutninger og ansvar. I praksis og i officielle beskrivelser bruges begreberne ofte om hinanden, så læs altid, hvad der konkret menes.
Skal jeg bruge et projektværktøj for at lede et lille projekt?
Nej. En delt liste eller et regneark rækker langt, hvis alle ved, hvem der har ansvaret for hvad. Et værktøj bliver først relevant, når overblikket ikke længere kan holdes på en enkel liste.
Hvem er projektleder, hvis vi alle er frivillige?
Aftal det højt, så ingen går ud fra, at en anden tager sig af det. I et lille foreningsprojekt er det ofte én person, der både planlægger og leder. Roller og beslutningsret skal være klare, også hvis ingen bruger titlen.
Hvornår har projektet brug for mere ledelse?
Når flere er involveret, projektet varer længere, eller der skal træffes flere beslutninger undervejs. De Danske Spejdere skriver, at større projekter ofte kræver mere styring og ledelse gennem hele forløbet.