Link Flow
Liste i tekstdokument
- Velegnet til Korte, enkle lister
- Sværhedsgrad Let at starte
- Deling med andre Via delt fil
- Typisk brug Ugeliste, enkelt projekt
Liste i tekstdokument betyder, at du samler dine opgaver i ét almindeligt dokument, hvor hver linje er en opgave med prioritet, frist og et felt til afkrydsning. Metoden passer til dig, der har en overskuelig mængde opgaver, vil undgå at lære et nyt program, og kan nøjes med at se listen på din egen computer. Den er hurtig at lave, men kræver lidt rutine, fordi dokumentet ikke passer på dig selv.
Sådan bygger du listen, så den er til at bruge
Hold dig til få elementer pr. linje. Jo mere du tilføjer, jo sjældnere opdaterer du listen.
- Skriv opgaven som en handling. “Ring til tandlægen” er lettere at gå i gang med end “tandlæge”.
- Sæt en prioritet. Tre trin (høj, mellem, lav) er nok. Skriv dem som ord, så de er tydelige.
- Sæt en frist, hvor der er en. Opgaver uden frist må gerne stå uden. Skriv datoer ens hver gang, så de er nemme at skimme.
- Tilføj afkrydsning. I Word kan du indsætte afkrydsningsfelter via fanen Udvikler og kopiere feltet ind foran hver linje, som Microsoft beskriver. Du kan også blot skrive et “x” foran de færdige opgaver.
- Sortér i hånden. Læg de vigtigste og mest tidskritiske øverst, og flyt færdige opgaver ned i bunden eller til en separat afsnit.
Et tænkt eksempel på tre linjer, vi selv har fundet på: “☐ Send tilbud til foreningen – høj – fredag”, “☐ Bestil kaffe til mødet – mellem – næste uge”, “☐ Ryd op i download-mappen – lav”. Prioritet og frist ligger på samme linje, så du kan se, hvad der haster, uden at åbne noget.
Prioritet og frist er ikke pynt. Arbejdstilsynet skriver, at der skal være balance mellem mængden af opgaver og den tid, du har, og at du skal sige til og bede om prioritering, hvis det ikke passer. En liste med både prioritet og frist gør det synligt, når balancen skrider. Den trin-for-trin-opsætning, du kan genbruge, står i guiden om to do liste skabelon i Word.
Hvornår den holder, og hvornår du bør videre
Tekstdokumentet er stærkt, når listen er kort, og du alligevel åbner dokumentet dagligt. Det bliver svagt, når listen vokser, og du vil se den på forskellige måder.
| Behov | Liste i tekstdokument | Alternativ |
|---|---|---|
| Hurtig start uden opsætning | God | Papirliste er lige så enkel |
| Vise kun én slags opgaver | Svag | Regneark med filter |
| Påmindelser | Ingen | Opgaveapp eller kalender |
| Se listen på telefonen | Afhænger af, hvor filen ligger | Opgaveapp |
Et tydeligt skiftepunkt er, når du bruger tid på at lede efter opgaver, fx fordi du kun vil se de høje eller dem med frist i denne uge. I Excel kan et Autofilter vise de ønskede rækker og skjule resten. Det er netop den vej, regneark som opgaveoversigt går. Mangler du påmindelser, er en opgaveapp et naturligt næste skridt.
Det afhænger af din situation
Guiden dækker en enkel liste til én person. Den afgør ikke, hvor mange opgaver der er for mange, for det afhænger af dit arbejde, din tid og dine aftaler. Er mængden af opgaver løbende større, end du kan nå, løser en bedre liste det ikke. Så er det en samtale med din leder, kunde eller samarbejdspartner om, hvad der skal prioriteres eller udskydes.
Deler du listen med andre, bliver det sværere. To kopier af samme fil kan hurtigt afvige fra hinanden, og et tekstdokument viser ikke, hvem der har ændret hvad. Kræver opgaverne fælles overblik, så brug værktøjet til at finde din metode og se, hvilken metode der passer bedre.
Almindelige spørgsmål
Hvad gør jeg, hvis listen aldrig bliver kortere?
Kig først på, om der er opgaver, du ikke længere vil gøre, og slet dem. Hvis der stadig er for mange, så sig det til den, der bestemmer dine opgaver, og bed om prioritering, sådan som Arbejdstilsynet også foreslår.
Skal jeg bruge afkrydsningsfelter eller bare skrive et x?
Begge dele virker. Afkrydsningsfelter er pænere og mere tydelige, men kræver lidt opsætning. Et “x” er hurtigere. Vælg det, du faktisk gider bruge hver dag.
Kan jeg dele listen med andre?
Ja, ved at lægge filen et sted, I begge har adgang til. Aftal så, hvem der redigerer og hvornår, så I ikke ender med to forskellige versioner.