Et projektstyringsværktøj skal vælges ud fra dine egne krav, ikke ud fra funktionslister. Kig på hvor mange der skal bruge det, hvilken visning dine opgaver passer til (liste, tavle eller tidslinje), om udenforstående skal kunne se med, om det hænger sammen med din mail og kalender, og hvordan du får dine data ud igen, hvis du skifter. Når du har skrevet dine krav ned, er svaret ofte enten et bestemt værktøj eller, hvis du arbejder alene med en enkel plan, at regnearket stadig er nok.
Start med kravlisten, ikke med værktøjerne
Den almindelige fejl er at åbne tre prøveversioner, før man ved, hvad man leder efter. Skriv i stedet en kort liste med to kolonner: det, værktøjet skal kunne, og det, der bare ville være rart. Kravene kommer fra dine faktiske projekter: Hvem er med? Hvem skal kun have besked? Hvornår går noget galt i dag? Hvis du er i tvivl om, hvilken type arbejdsgang du overhovedet har brug for, kan værktøjet til at finde din metode give et første fingerpeg.
Antal brugere og hvem der må hvad
Alene, to-tre personer eller en større gruppe er tre forskellige behov. Alene kan en simpel liste være nok. Flere personer kræver, at hver opgave har en ansvarlig, og at alle kan se samme status. Tjek desuden, om prisen afhænger af antallet af brugere, og om du kan give nogen læseadgang uden redigeringsret. Det sidste er ofte det, der afgør, om en frivillig eller en kunde kan følge med uden at kunne ændre noget ved en fejl.
Visning: liste, tavle eller tidslinje
Samme opgaver kan vises på forskellige måder. Vælg den visning, du faktisk ville kigge på hver uge, ikke den, der ser mest imponerende ud. Husk også, at visningerne ikke altid følger med i den billigste pakke. Udbyderen af et planlægningsværktøj i en kontorpakke skriver i sin egen FAQ, at der kræves en bestemt licens for at få adgang til flere visninger. Tjek derfor, hvilke visninger der er med i netop den pakke, du overvejer.
| Visning | Passer til | Mindre egnet til |
|---|---|---|
| Liste | Mange små opgaver, enkel prioritering | Afhængigheder mellem opgaver |
| Tavle | Opgaver, der skifter status (skal, i gang, færdig) | Projekter med faste datoer i en bestemt rækkefølge |
| Tidslinje | Forløb, hvor timing og rækkefølge afgør alt | Løbende opgaver uden slutdato |
| Kalender | Opgaver med faste frister | Store opgaver uden naturlig dato |
Deling med eksterne
Mange små projekter involverer folk uden for dit team: en leverandør, en kunde, et bestyrelsesmedlem eller en nabo. Find ud af, om de kan se eller kommenter uden at oprette en konto, og om de skal betale for adgangen. Hvis eksterne er et krav, så sæt det øverst på listen, for det udelukker hurtigt mange løsninger.
Mail og kalender: hænger det sammen med din hverdag?
Et værktøj, du skal åbne ekstra, bliver let glemt. Undersøg, om opgaver kan oprettes fra en mail, om frister vises i din kalender, og om du får påmindelser dér, hvor du alligevel kigger. Ligger din hverdag i Outlook, kan du først se, hvor langt du kommer uden nyt værktøj i guiden om to do-liste i Outlook. Mangler integrationen, så spørg dig selv, om du er villig til at kopiere frister over manuelt.
Hvad sker der med dine data, hvis du skifter?
Det spørger få om, før de vælger, og mange om, når de vil væk. Prøv i prøveperioden at eksportere et helt projekt og åbne filen. Se, om opgaver, frister, ansvarlige og kommentarer følger med, eller om kun titlerne gør.
Handler det om personoplysninger, kan der være en juridisk vej ud. Datatilsynet skriver, at du i visse tilfælde kan bede om at få oplysninger overført fra én dataansvarlig til en anden, hvis det er teknisk muligt. Det er dog en ret, du kan gøre gældende i bestemte situationer, og ikke en garanti for, at værktøjet har en god eksportfunktion. Brug derfor altid selv en eksporttest som tjek.
Bruger du værktøjet i en virksomhed eller forening og gemmer personoplysninger i det, gælder der også regler for leverandøren. Datatilsynet skriver, at du skal have en databehandleraftale, når du anvender en databehandler. Se i værktøjets vilkår, om en sådan aftale findes.
Hvornår er regnearket stadig nok?
Regnearket er nok, når du er alene eller tæt på, når opgaverne kan stå i rækker med ansvarlig, frist og status, og når ingen udefra skal følge med. Det begynder at knibe, når flere redigerer samtidig og overskriver hinanden, når du skal bruge en tavle eller tidslinje, eller når påmindelser skal komme af sig selv. Hvordan du bygger en enkel plan, står i guiden om projektstyring i Excel.
Prisen varierer meget mellem værktøjerne. Læs derfor prismodellen: Betaler du pr. bruger, hvad er med i gratisniveauet, og hvad kræver en dyrere pakke? Tæl, hvad det koster med det antal brugere, du har om et år, ikke kun i dag.
Et tænkt eksempel: loppemarked med fire frivillige
Regnestykket er sitets eget og tallene fiktive. En lille frivilliggruppe på fire planlægger et loppemarked med omkring tredive opgaver. De skriver otte krav ned, hvoraf fem er «skal».
- Skal: alle fire kan redigere, og en lokal leverandør kan se status uden at kunne ændre.
- Skal: frister vises i fælles kalender.
- Skal: listen kan eksporteres, når markedet er slut.
- Skal: tavlevisning, så man kan se, hvad der mangler.
- Skal: det kan bruges uden betaling.
Et delt regneark opfylder de to første delvist og den tredje fuldt ud, men ikke tavlevisningen. Gruppen beslutter at afprøve en gratis tavle med ét rigtigt delprojekt, før de flytter alt. Giver gratisniveauet ikke ekstern læseadgang, bliver svaret regnearket plus en ugentlig statusmail. Pointen er, at kravlisten afgør valget, ikke værktøjets udvalg af funktioner.
Det afhænger af din situation
Guiden rangordner ikke produkter og oplyser ikke priser, fordi de ændrer sig, og fordi dine krav er afgørende. Den afgør heller ikke, om din brug lever op til databeskyttelsesreglerne. Arbejder du for en virksomhed eller organisation, så spørg it-ansvarlig, databeskyttelsesrådgiver eller en jurist, før du lægger kunde- eller medlemsoplysninger i et nyt system. Er forskellen på at planlægge og at lede mennesker uklar, så læs projektstyring vs. projektledelse, før du antager, at et værktøj løser et samarbejdsproblem.
Spørgsmål om projektstyringsværktøj
Hvad er forskellen på et projektstyringsværktøj og en to do-app?
En to do-app holder styr på dine egne opgaver. Et projektstyringsværktøj samler opgaver i et projekt med ansvarlige, frister, status og ofte flere visninger. Er du alene, og opgaverne ikke hænger sammen, er en app ofte nok. Se guiden til valg af to do-app.
Kan jeg bruge Excel i stedet for et projektstyringsværktøj?
Ja, så længe du er alene eller få, og ingen udenforstående skal følge med. Regnearket bliver for tungt, når flere skal redigere samtidig, eller når du savner tavle, tidslinje og automatiske påmindelser.
Skal jeg betale for et projektstyringsværktøj?
Det afhænger af, hvad du skal bruge. Nogle funktioner, fx bestemte visninger, kan kræve en bestemt licens eller et højere abonnement. Tjek, hvad der er med i gratisniveauet, og sammenhold det med din kravliste.
Kan jeg tage mine data med mig, hvis jeg skifter?
Det kommer an på værktøjet. Prøv at eksportere et testprojekt, før du lægger alt ind. Gælder det personoplysninger, har du i visse tilfælde ret til at få dem overført, hvis det er teknisk muligt, men det erstatter ikke en egentlig eksportfunktion.