AI sparer mest tid på opgaver, hvor du har noget råt materiale og skal have det ordnet: opsummere mødenoter, lave et første udkast til en tekst eller sortere en bunke ideer. Den hjælper mindst, hvor der skal træffes en beslutning, hvor fakta skal passe, eller hvor materialet er fortroligt. Det gælder også i produktivitet og AI generelt: værktøjet leverer et forslag, og du står selv inde for resultatet. Læg derfor en fast tjekrutine ind, og lad være med at indtaste personoplysninger eller fortrolige oplysninger.
Tre opgaver, hvor AI typisk er til hjælp
Fælles for de opgaver, der egner sig, er, at du kan se på resultatet og hurtigt afgøre, om det er brugbart. Du bruger AI til at komme fra “blankt ark” eller “rodet bunke” til “noget, jeg kan rette i”.
- Opsummere mødenoter. Du har skrevet stikord ned under et møde og vil have dem til en kort oversigt over beslutninger og opgaver. Værktøjet kan samle trådene og trække opgaverne ud som en liste.
- Skrive et første udkast. En invitation, en venlig påmindelse eller en kort beskrivelse af et lille projekt. Du giver rammerne, værktøjet giver en tekst, og du omskriver, så den lyder som dig.
- Sortere ideer. Du har skrevet alt ned, der falder dig ind, og vil have det grupperet efter tema eller rækkefølge. Metoden er beskrevet nærmere under AI som sorteringshjælp.
Hvor du selv skal tænke
AI kan skrive noget, der lyder sikkert og alligevel er forkert. Derfor er nogle opgaver dine, uanset hvor dygtigt værktøjet formulerer sig:
- Prioritering. Hvad der er vigtigst i din uge, afhænger af ting, værktøjet ikke kender: aftaler, energi, hensyn til andre.
- Fakta, datoer og beløb. Alt, der skal passe, skal du kontrollere mod den oprindelige kilde.
- Tonen over for konkrete mennesker. Et udkast kan være korrekt og stadig ramme forkert hos modtageren.
- Beslutninger. Et forslag er ikke en afgørelse. Det er dig, der siger ja eller nej.
Hvad du ikke bør skrive ind i værktøjet
Det er her, mange går galt, fordi det er så let at sætte en hel mail eller et helt referat ind. Datatilsynet skriver i en nyhed om henvendelser udarbejdet med AI-værktøjer, at man bør undgå at indtaste fortrolige og følsomme personoplysninger og andre oplysninger, man ikke ønsker delt med udbyderen eller andre. Tilsynet påpeger også, at udbyderen i nogle tilfælde kan indsamle, behandle og videregive oplysninger, selv om man har fravalgt, at de bruges til træning.
Det hjælper heller ikke altid at fjerne navnet. Digitaliseringsstyrelsen skriver i sin guide til offentlige myndigheder, at der stadig kan være tale om personhenførbare oplysninger, selv om navnet er fjernet. Styrelsen skriver desuden, at fortrolige oplysninger ikke må indtastes i gratis AI-værktøjer på offentlige hjemmesider. Guiden er henvendt til myndigheder, men princippet er nyttigt for alle: tænk over, hvad du sender af sted, før du sender det.
I praksis betyder det, at du beskriver opgaven uden de personlige detaljer, eller at du lader være at bruge værktøjet, hvis materialet ikke kan renses. Arbejder du for en arbejdsgiver eller en forening, så spørg, om der findes regler for AI-brug, før du indsætter noget fra jobbet.
Et tænkt eksempel: fra stikord til opgaveliste
Eksemplet er sitets eget og bruger fiktive tal. Det er ikke en måling af noget. Forestil dig en lille forening, der planlægger en sommerfest. Du har skrevet tolv stikord fra et møde, og de handler kun om opgaver og datoer, ingen personoplysninger. Du beder værktøjet om at samle dem i en liste over beslutninger og en liste over opgaver.
Tilbage får du to lister. Du gennemgår dem sådan: Står alle tolv stikord et sted? Er der kommet noget til, som ikke blev sagt? Passer datoerne med dine noter? I det tænkte eksempel opdager du, at værktøjet har gjort en “kan vi måske” til en beslutning. Du retter det, tilføjer navne på ansvarlige i dit eget dokument, og først da lægger du opgaverne ind i din liste.
Sådan sætter du en tjekrutine op
En rutine skal være så kort, at du faktisk bruger den. Brug den samme gennemgang hver gang:
- Sammenlign resultatet med dit eget udgangspunkt: noterne, mailen eller tallene.
- Markér alt, der er en dato, et beløb, et navn eller en påstand, og kontrollér det mod originalen.
- Læs teksten højt for dig selv. Lyder det som dig, og er det det, du vil sige?
- Spørg dig selv, om noget i materialet burde have været holdt ude af værktøjet.
- Gem kun det, du har godkendt, i din egen arbejdsgang.
Hvilke opgaver passer til hvad
| Opgave | AI-hjælp | Du tjekker selv |
|---|---|---|
| Opsummere mødenoter | Egnet | At intet er tilføjet eller udeladt |
| Første udkast til tekst | Egnet | Fakta, tone og afsender |
| Sortere ideer | Egnet | At grupperingen giver mening for dig |
| Prioritere ugens opgaver | Kun som sparring | Alt, da du kender dine aftaler |
| Mails med personoplysninger | Bør undgås | Om materialet må forlade din egen enhed |
Når du skal vælge værktøj eller hente hjælp udefra
De fleste starter med et værktøj, der er let at få fat i. Se efter, hvad udbyderen skriver om, hvad der sker med det, du indtaster, og om der er forskel på gratis og betalt version. Husk, at Digitaliseringsstyrelsen advarer mod at lægge fortrolige oplysninger i gratis værktøjer på offentlige hjemmesider. Prisen afhænger af udbyder og abonnement, så læs vilkårene, før du binder dig. Et værktøj, der ligger i de programmer, du allerede bruger, kan være lettere at holde fast i end endnu en app. Det samme spørgsmål kender du fra valg af to do-app.
Overvejer du at hyre en konsulent til at automatisere gentagne opgaver, så beskriv først opgaverne selv: hvad der gentages, hvad input og resultat er, og hvad der sker, hvis det går galt. Egnede er ensartede, lavrisiko-opgaver, hvor du hurtigt kan se en fejl. Mindre egnede er opgaver, der kræver skøn, eller hvor fejl rammer andre. Spørg konsulenten, hvor dine data havner, hvem der vedligeholder løsningen, og hvordan du kommer ud af den igen.
Det afhænger af dit arbejde, og det her dækker guiden ikke
Hvad du må dele med et AI-værktøj, afhænger af din arbejdsgiver, din branche og typen af oplysninger. Guiden giver ingen juridisk vurdering og gennemgår ikke it-sikkerhed. Er du i tvivl om, hvad der gælder for dit arbejde, så spørg din it-afdeling, din databeskyttelsesansvarlige eller din leder. Har du spørgsmål om dine egne personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet. Guiden dækker heller ikke, hvordan du får ro til at arbejde. Det handler guiden om hjemmekontoret om.
Vil du finde ud af, hvilken metode til at holde styr på opgaver der passer til dig, så prøv værktøjet til at finde din metode. Bruger du Outlook, kan du læse, hvordan du samler opgaver og mails ét sted.
Spørgsmål om produktivitet og AI
Kan AI lave min to do-liste for mig?
Den kan sortere og formulere en liste ud fra det, du giver den, men prioriteringen er stadig din. Brug den til at få ryddet op i en rodet liste, og afgør selv rækkefølgen.
Må jeg indsætte en mail fra en kunde eller kollega?
Det afhænger af indholdet og af reglerne på dit arbejde. Indeholder mailen personoplysninger eller fortrolige oplysninger, bør du ikke sende den ind i værktøjet. Datatilsynet anbefaler at undgå det, og navnet alene fjerner ikke nødvendigvis problemet.
Hvordan ved jeg, om resultatet er rigtigt?
Du kan ikke se det på sproget alene. Sammenlign med din original, og kontrollér datoer, beløb og påstande mod den oprindelige kilde.
Skal jeg betale for et AI-værktøj for at få gavn af det?
Ikke nødvendigvis. Start med én opgave og se, om det hjælper. Læs vilkårene for, hvad der sker med dine data, og vælg ud fra det, ikke kun ud fra prisen.