Produktivitet på hjemmekontoret handler mest om rutiner: sæt faste blokke af til de vigtigste opgaver, skriv en kort dagsliste, før du åbner mailen, find de få ting, der oftest afbryder dig, og giv arbejdsdagen en tydelig start og slutning. Det garanterer ikke et bestemt resultat, men det gør det lettere at nå flere opgaver uden at arbejde længere. Guiden er bygget som en tjekliste, så du kan gå den igennem og vælge det, der passer til din dag.
Produktivitet hjemmekontor: tjeklisten til dagen
Gå punkterne igennem i rækkefølge. Du behøver ikke have dem alle på plads fra første dag.
- Faste arbejdsblokke. Blokér tid i kalenderen til de opgaver, der kræver fordybelse. Godt Arbejdsmiljø skriver, at mange har glæde af at blokere tid i kalenderen til fordybelse, og at man kan aftale med kolleger og leder, hvornår man er tilgængelig, og hvornår man arbejder uforstyrret.
- En kort dagsliste. Skriv få opgaver ned, som du vil have afsluttet i dag. Resten bliver på din større liste.
- De mest afbrydende ting fjernet. Vælg de to eller tre kilder til afbrydelse, du oftest mærker, og tag dem ud af syne i blokkene.
- Start og slut. Brug en fast handling til at begynde og til at stoppe, så arbejde og fritid ikke flyder sammen.
- En arbejdsplads, der passer til dig. Tjek bord, stol og udstyr, så du kan sidde ved opgaverne uden at kæmpe med dem.
Sådan skriver du en dagsliste, der kan nås
En dagsliste er ikke din samlede opgaveliste. Den er et udvalg til netop i dag. Lav den enten aftenen før eller som det første om morgenen, før mails og beskeder trækker dig andre steder hen.
- Kig på kalenderen og se, hvor der reelt er luft til arbejde.
- Vælg de opgaver, der betyder mest, og som du kan nå i den luft.
- Formulér hver opgave som noget, du kan gå i gang med: “skriv udkast til tilbud” frem for “tilbud”.
- Læg de krævende opgaver ind i blokkene, og lad små ting som korte svar vente til en samlet runde.
- Stryg det, der ikke kunne nå være, og flyt det bevidst til en anden dag.
Har du endnu ikke et sted at samle opgaverne, kan du finde den metode, der passer til din hverdag. Bruger du Outlook, viser guiden om opgaver og mails ét sted, hvordan du kan gøre det med de programmer, du allerede har. Om metoden bag blokkene kan du læse under kalenderblokering.
Et tænkt eksempel på en dag
Eksemplet er vores eget og illustrerer kun princippet. Tiderne er fiktive og er ikke en anbefaling. Forestil dig en selvstændig, der skal skrive et tilbud, svare kunder og bestille materialer.
- 8.30: Dagslisten skrives, og der er tre opgaver på den: tilbuddet, to kundesvar og bestillingen.
- 9.00–11.00: Blok med lukket mailprogram og telefonen uden for rækkevidde. Her skrives tilbuddet.
- 11.00–11.30: Samlet runde med mails og beskeder.
- 13.00–14.00: Bestilling og kundesvar.
- 16.30: Computeren lukkes, og det, der ikke nåede at blive færdigt, flyttes til i morgen.
Pointen er ikke tiderne, men at den vigtigste opgave har en beskyttet blok, og at dagen har en afslutning.
De ting, der oftest afbryder dig
Afbrydelser kommer fra forskellige steder, og løsningerne er enkle, men kræver, at du faktisk gør dem til en vane. Tabellen sammenligner nogle af de mest almindelige.
| Afbrydelse | Hvad der sker | Enkel løsning |
|---|---|---|
| Mailnotifikationer | Du tjekker efter, selv om intet haster | Slå notifikationer fra i blokkene, og tjek i en samlet runde |
| Telefon og beskeder | Du glider over i noget helt andet | Læg telefonen uden for synsfeltet |
| Kolleger og leder | Du får spørgsmål midt i en opgave | Aftal, hvornår du er tilgængelig |
| Husstanden | Samtaler og små ærinder | Aftal, hvornår du ikke må forstyrres |
| Dine egne indfald | Du kommer i tanke om noget og skifter opgave | Skriv det på en side ved siden af, og vend tilbage senere |
Arbejdet og fritiden: en tydelig start og slutning
- Brug en fast handling til at begynde, fx at sætte dig ved samme plads og åbne dagslisten.
- Brug en fast handling til at slutte, fx at lukke programmerne og skrive, hvad der er næste skridt i morgen.
- Hvis du kan, så hold arbejdet til ét sted i boligen og lad det blive der.
- Giv dine kolleger eller kunder besked om, hvornår du svarer, så du ikke føler, du skal være til rådighed hele tiden.
Indretning: bord, stol og udstyr
Indretningen understøtter dagsrytmen. Hvis du konstant skal rette på stolen eller leder efter ledninger, bliver blokkene kortere, end du har planlagt. Arbejdstilsynet skriver, at du selv skal medvirke til, at hjemmearbejdsstedet er indrettet forsvarligt, blandt andet ved at dit arbejdsbord og din stol samt dit arbejdsudstyr er indstillet korrekt og virker. Ifølge Branchefællesskaberne for Arbejdsmiljø skal arbejdspladsen, inventaret, det tekniske udstyr og selve tilrettelægningen af arbejdet så vidt muligt passe til den, der udfører arbejdet, også hjemme.
Overvejer du at købe noget, så se efter følgende:
- Justerbarhed. Kan du selv indstille højde og placering, så det passer til din krop? Mål selv, hvor høj du sidder, og prøv, før du beslutter dig.
- Lys. Kan du se skærmen og papirerne uden blænding og skygger på den plads, du faktisk bruger?
- Plads. Står tingene, så du har det, du bruger, inden for rækkevidde, og de andre ting væk?
- Pris og afprøvning. Priserne varierer meget. Sammenlign ikke kun på pris, men også på returret og mulighed for at prøve møblet.
Det, der oftest går galt, er at købe noget dyrt, før man har fundet ud af, hvordan man arbejder. Prøv først med det, du har, og køb, når du ved, hvad der generer dig.
Det afhænger af din arbejdsplads og din bolig
Guiden handler om rutiner og indretning af dagen. Den dækker ikke sundhed, smerter, stress eller psykisk arbejdspres, og den giver ingen løfter om, hvor meget du får fra hånden. Den vælger heller ikke et bestemt værktøj for dig; det hjælper de andre guider og værktøjet med.
- Er du lønmodtager, så spørg din arbejdsgiver eller arbejdsmiljørepræsentant, hvilke regler og aftaler der gælder for dit hjemmearbejde, og hvem der sørger for udstyr.
- Har du gener, du mener hænger sammen med arbejdet, så tal med din læge og din arbejdsplads. En tjekliste kan ikke vurdere det.
- Er du i tvivl om reglerne for hjemmearbejde, kan du kontakte Arbejdstilsynet.
- Bor du så trangt, at en fast plads ikke er mulig, så er rutinerne om start, slut og afbrydelser stadig brugbare; indretningen må tilpasses det, du har.
Spørgsmål om hjemmekontor og fokus
Hvor lange skal mine arbejdsblokke være?
Det afgør du selv ud fra opgaverne og din dag. Start med en blok, du er sikker på at kunne holde, og juster den, når du ser, hvordan den fungerer. Aftal med dem, du arbejder sammen med, hvornår du er uforstyrret.
Skal jeg bruge en app til dagslisten?
Ikke nødvendigvis. Papir kan være nok, hvis du ser det hver dag. Vil du have påmindelser og synkronisering, kan guiden om valg af to do liste app hjælpe dig.
Hvad gør jeg, hvis jeg alligevel bliver afbrudt midt i en blok?
Skriv, hvor du nåede til, så det er let at tage tråden op igen. Spørg dig selv, om afbrydelsen kunne vente til din næste samlede runde, og tag den med i overvejelserne næste gang du planlægger dagen.
Skal jeg købe et hæve-sænkebord for at blive mere produktiv?
Det kan ikke afgøres på forhånd. Det vigtigste er, at bord, stol og udstyr kan indstilles, så de passer til dig, og at de virker. Prøv, hvad du har, og spørg din arbejdsgiver, før du køber.