Link Flow
Mails som opgaver
- Velegnet til Mailtunge arbejdsdage
- Sværhedsgrad Let
- Deling med andre Mest til eget brug
- Typisk brug Opfølgning på mails
Mails som opgaver betyder, at du bruger flag og frister i mailprogrammet til at markere de mails, der kræver handling, så indbakken også fungerer som din opgaveliste. Metoden passer til dig, hvor de fleste opgaver kommer ind som mails, og hvor en opgave sjældent er andet end “svar på denne” eller “send det, de beder om”. Den kræver ingen ekstra værktøjer, men den kræver en fast vane med at gennemgå de markerede mails.
Et flag er ikke en opgave
Det er den vigtigste forskel at kende. Ifølge Microsoft Support oprettes der ikke en separat opgave, når du markerer en mail med flag. Opretter du i stedet en opgave ud fra mailen, er opgaven uafhængig af mailen og består, selvom mailen slettes.
Det giver to veje: Flaget holder opgaven og mailen samlet, så du ser begge dele på ét sted. En egentlig opgave kan stå alene, men så har du to ting at holde opdateret. Vælg én vej og brug den konsekvent.
Sådan sætter du flag og frister op
Outlook har som standard færdige flag: I dag, I morgen, Denne uge, Næste uge, Ingen dato og Brugerdefineret. Det fremgår af Microsoft Support, hvor det også står, at du kan vælge Brugerdefineret for at sætte egne datoer.
En flagget mail vises på To-Do-listen og i mappen Opgaver, men der tilføjes ikke automatisk en påmindelse. Den kan du tilføje ved at højreklikke på flaget i mailoversigten, jf. Microsoft Support. Den side gælder for Outlook til Microsoft 365, Outlook 2024 og Outlook 2021.
Et tænkt eksempel: En kunde skriver og beder om et oplæg. Du flagger mailen med “Denne uge”, tilføjer en påmindelse og flytter den ikke ud af indbakken, før oplægget er sendt. Mailen, fristen og opgaven er det samme sted.
Fejl, der typisk får indbakken til at vokse igen:
- Du flagger alt “for en sikkerheds skyld”, så flaget mister sin betydning.
- Du bruger “Ingen dato” som standard, og mailen får aldrig en frist.
- Du kigger kun i indbakken og ikke i selve opgavelisten, så flaggede mails bliver overset.
- Du blander flag og oprettede opgaver uden en regel for, hvornår du bruger hvad.
Du kan se de flaggede mails samlet i To Do i det nye Outlook. Her kan du ifølge Microsoft Support sætte forfaldsdato og påmindelse på hver opgave og markere de vigtigste. Smartlisterne omfatter blandt andet Min dag, Planlagt, Forfalder i dag og Mail markeret med flag. Se mere i guiden To do liste i Outlook.
Når metoden passer, og når den ikke gør
| Spørgsmål | Mails som opgaver | Separat opgaveliste |
|---|---|---|
| Hvor bor opgaven? | I selve mailen | I en liste for sig |
| Opgaver, der ikke kom på mail | Svære at placere | Naturligt at tilføje |
| Hvor meget skal du lære? | Næsten intet ekstra | Et nyt værktøj eller en ny vane |
| Overblik over flere projekter | Begrænset | Lettere at gruppere |
Hvis dine opgaver også kommer fra møder, telefonopkald og egne idéer, er en opgaveapp ofte bedre. Her samles alt uanset oprindelse. Er du i tvivl, kan værktøjet til at finde din metode hjælpe dig videre.
Det afhænger af dit mailprogram og din arbejdsplads
Beskrivelserne her bygger på Outlooks funktioner. Bruger du et andet mailprogram, kan flag, frister og påmindelser fungere anderledes eller mangle, så tjek, hvad dit program faktisk kan, før du bygger din arbejdsgang på det.
Deler du en indbakke eller arbejder i et team, skal I aftale, hvem der ejer hvilken mail. Arbejdstilsynet skriver, at det er lettere at prioritere opgaver og undgå overbelastning, når ansvarsområder er tydeligt defineret. Det taler for en fast opgaveliste og en fast prioritering. Flag i en fælles indbakke gør ikke ansvaret tydeligt, det skal I aftale for sig.
Guiden siger ikke noget om, hvordan du håndterer fortrolige oplysninger i mails. Det hører under reglerne på din arbejdsplads.
Almindelige spørgsmål
Skal jeg slette mailen, når opgaven er løst?
Det afhænger af, om du har brug for mailen som dokumentation. Fjern i hvert fald flaget eller markér opgaven som færdig, så den ikke står tilbage som åben.
Hvad gør jeg, hvis jeg har for mange flaggede mails?
Gennemgå dem på et fast tidspunkt, og giv hver en dato, der passer til virkeligheden. Mails, du ikke kommer til at handle på, skal du enten besvare kort eller slippe.
Kan jeg bruge metoden sammen med en kalender?
Ja. Du kan afsætte tid til de vigtigste mails i kalenderen, som beskrevet under kalenderblokering. Flaget viser, hvad der skal gøres, og kalenderen, hvornår du gør det.