Link Flow
Kalenderblokering: opgaver som tid i kalenderen
- Velegnet til Opgaver, der kræver tid
- Sværhedsgrad Let at starte
- Deling med andre Via delt kalender
- Typisk brug Daglig og ugentlig planlægning
Kalenderblokering betyder, at en opgave får et fast tidsrum i din kalender i stedet for kun at stå på en liste. Metoden passer til dig, der har en håndfuld opgaver, som hver kræver sammenhængende tid, og som allerede kigger i kalenderen hver dag. Den er mindre egnet, hvis dagen mest består af mange små gøremål, der dukker op undervejs.
Sådan lægger du en opgave ind som tid
- Navngiv blokken som en handling. “Skriv udkast til tilbud” er lettere at gå i gang med end “Tilbud”.
- Vurder tidsforbruget. Vælg et tidsrum, du tror på, og læg lidt luft til, så blokken ikke er overskredet fra start.
- Vælg tidspunktet bevidst. Læg krævende opgaver dér, hvor du plejer at have ro, og lad små opgaver samle sig i én fælles blok.
- Markér blokken som optaget, hvis andre kan booke dig i din kalender.
- Flyt, slet ikke. Når en blok ikke bliver brugt, så læg opgaven ind i en ny blok med det samme.
Et tænkt eksempel med fiktive tal: Du skal lave et tilbud, rydde op i en projektmappe og forberede et oplæg. Du skønner, at tilbuddet tager to timer, og blokerer to og en halv. Mappen får en kort blok sidst på dagen, og oplægget får en blok dagen før, du skal bruge det. Eksemplet er vores eget og er ikke målt på nogen.
Hvem har gavn af metoden
Godt Arbejdsmiljø skriver, at mange har glæde af at blokere tid i kalenderen til fordybelse, og at man kan aftale med kolleger og leder, hvornår man er tilgængelig, og hvornår man arbejder uforstyrret. Metoden er derfor oplagt, hvis du arbejder hjemme, har mange møder eller deler kalender med andre. Selvstændige og frivillige kan bruge den på samme måde, fx til at holde faste timer til det arbejde, der ellers ryger sidst.
Kalenderen viser, hvor meget tid der faktisk er. Det gør den til en ærlig prioritering: Når ugen er fyldt, er den fyldt, uanset hvor lang listen er.
| Spørgsmål | Kalenderblokering | Liste eller tavle |
|---|---|---|
| Viser den, hvor meget tid der er? | Ja, tiden er synlig | Nej, listen kan blive ved med at vokse |
| Egnet til mange småopgaver? | Kun samlet i fælles blokke | Ja |
| Egnet til opgaver, der kræver ro? | Ja | Kun sammen med en tidsplan |
Har du mange opgaver i gang på én gang, giver en kanbantavle et bedre overblik over, hvad der er undervejs. Kalenderen er så den, der afgør, hvornår du arbejder med det.
Almindelige fejl
- Ingen liste bagved. Blokke uden en samlet oversigt over opgaverne gør det tilfældigt, hvad der kommer med. Arbejdstilsynet skriver, at når ansvarsområder er tydeligt defineret, er det lettere at prioritere opgaver. Hav derfor en fast liste, du vælger blokke ud fra.
- Dagen planlagt for stramt. Uden luft vælter én forsinkelse resten.
- Mails, der bliver væk. I Outlook oprettes der ikke en separat opgave, når du markerer en mail med flag. Lav i stedet en opgave ud fra mailen, eller skriv opgaven i blokkens titel. Se mere i guiden om to do-liste i Outlook.
- Blokke, der aldrig revideres. Brug fem minutter ved ugens start til at flytte det, der ikke blev nået.
Det afhænger af dit job og din kalender
Metoden forudsætter, at du selv kan styre store dele af din tid. Hvis andre jævnligt booker dig, eller dit arbejde består af akutte henvendelser, vil blokkene ofte blive skubbet. Er du i tvivl om, hvad kolleger må booke ind i din kalender, eller hvordan din kalender må deles, så spørg din leder eller arbejdsplads. Guiden gennemgår ikke knapperne i bestemte kalenderprogrammer, og den dækker ikke regler for data eller adgang. Vil du have hjælp til at vælge mellem metoderne, kan du bruge værktøjet til at finde din metode.
Spørgsmål om kalenderblokering
Skal jeg blokere tid til alle mine opgaver?
Nej. Bloker tid til de opgaver, der kræver sammenhængende tid eller har en frist. Små gøremål kan samles i én blok eller blive på listen.
Hvad gør jeg, når en blok bliver aflyst af noget uventet?
Flyt opgaven til en ny blok med det samme, så den ikke forsvinder. Bliver du ved med at flytte den samme opgave, er den enten for stor eller for lavt prioriteret, og så kan den med fordel deles op eller fjernes.
Kan jeg bruge kalenderblokering sammen med en liste?
Ja, og det er ofte det mest holdbare. Listen samler opgaverne, og kalenderen bestemmer, hvornår du tager fat på dem.