Link Flow
Digitale noter som opgaveliste
- Velegnet til Noter og enkle huskelister
- Sværhedsgrad Lav
- Deling med andre Afhænger af værktøjet
- Typisk brug Møder, idéer, små opgaver
Digitale noter er en notesbog på computer eller telefon, hvor du skriver mødenoter, idéer og huskelister med afkrydsningsfelter side om side. Metoden passer til dig, der alligevel skriver meget ned, og som har et overskueligt antal opgaver, der opstår ud af noterne. Den holder, hvis opgaverne har ét fast sted og ikke bliver liggende spredt på gamle sider.
Når noter og opgaver opstår samme sted
Styrken er, at du ikke skifter værktøj midt i tankegangen. Du skriver et punkt under et møde, sætter et flueben-felt foran, og opgaven er til. Det er hurtigt og kræver ingen opsætning, så metoden er nem at starte på.
Svagheden er den samme: En note ligner en opgave, indtil den bliver gammel. Står opgaverne forskellige steder, skal du selv huske at lede efter dem. Arbejdstilsynet skriver, at det er lettere at prioritere opgaver og undgå overbelastning, når ansvarsområder er tydeligt defineret. Det handler om arbejdets organisering, ikke om noter. Vores egen slutning er, at det taler for ét fast sted at se dine opgaver.
Sådan undgår du, at opgaverne drukner
- Lav én side, der hedder “Aktive opgaver”. Den ligger øverst og er den eneste side, du tjekker om morgenen.
- Flyt opgaver, når mødet er slut. Skriv frit under mødet, men kopiér afkrydsningspunkterne til opgavesiden, før du lukker noten.
- Skriv, hvad der skal gøres, og hvornår. “Ring til håndværker, torsdag” er brugbart. “Håndværker” er ikke.
- Hold en fast ugentlig oprydning. Gennemgå opgavesiden, slet det overflødige, og flyt færdige punkter til en arkivside.
- Brug få sektioner. Mange mapper med ensartede navne gør det sværere at finde noget end at søge.
Et tænkt eksempel: Du er frivillig i en forening og skriver noter fra et bestyrelsesmøde. Der er tre afkrydsningspunkter i noten. Med det samme kopierer du dem til “Aktive opgaver” med navn og dato. Noten bliver stående som referat, og opgavesiden er den liste, du arbejder ud fra.
Hvor noter kommer til kort
Noter er fleksible, men de er sjældent lavet til at holde øje med frister. Tabellen sammenligner kort med nogle af samlingens andre metoder. Detaljerne varierer fra værktøj til værktøj.
| Metode | Styrke | Typisk svaghed |
|---|---|---|
| Digitale noter | Opgaver og baggrundsviden samlet | Opgaver kan gemme sig i gamle noter |
| Opgaveapp | Bygget til datoer og overblik | Mindre plads til lange noter |
| Liste i tekstdokument | Enkel og kendt | Svær at søge og sortere i |
| Mails som opgaver | Opgaven ligger ved beskeden | Indbakken fyldes med andet |
Husk også, at et flag på en mail ikke i sig selv er en opgave. Microsoft skriver, at der ikke oprettes en separat opgave, når du markerer en meddelelse med et flag. Skriver du opgaver fra mails ned i dine noter, skal du selv holde dem opdateret.
Det afhænger af dit værktøj og din situation
Guiden peger ikke på et bestemt program, og hvad notesbogen kan, afhænger af det, du bruger. Tjek selv, om du kan sætte datoer eller påmindelser på afkrydsningspunkter, og om du kan søge i alle sider på én gang.
Deling er det næste, du skal tjekke. Delingsregler er forskellige: I en udbyders delte påmindelseslister er det for eksempel kun ejeren, der kan tilføje og slette personer, der deler listen. Det gælder netop dét eksempel, så læs reglerne for dit eget værktøj, før du inviterer andre.
Har du mange opgaver med frister og afhængigheder, eller arbejder flere i samme opgaveliste, er noter sjældent nok. Brug i stedet værktøjet til at finde din metode.
Spørgsmål om digitale noter som opgaveliste
Kan jeg bruge én notesbog til både arbejde og privat?
Ja, hvis du holder dem adskilt i hver sin sektion og har én samlet side til de opgaver, du vil se dagligt. Ellers blander private og faglige punkter sig let.
Hvor ofte skal jeg rydde op i noterne?
Det afhænger af, hvor mange noter du skriver. Mange har glæde af en fast ugentlig gennemgang af opgavesiden, mens gamle mødenoter kan vente.
Hvornår bør jeg skifte til en opgaveapp?
Skift, når du ofte overser frister, eller når opgavesiden bliver så lang, at du ikke længere gennemgår den. Se opgaveapp for forskellen.