Du laver en to do liste i Outlook ved at give hver mail, der kræver handling, en frist og samle dem i Outlooks opgavevisning, så de ikke ligger gemt i indbakken. Flag mailen med en dato, hvis den bare skal følges op. Opret en egentlig opgave ud fra mailen, hvis den kræver arbejde. Gennemgå listen på faste tidspunkter hver dag. Det er rutinen, der gør listen brugbar, ikke et bestemt knapklik.
Flag og opgave er ikke det samme
Mange tror, at et flag er en opgave. Microsoft skriver, at der ikke oprettes en separat opgave, når du markerer en mail med et flag. Opretter du i stedet en opgave ud fra mailen, er opgaven uafhængig af mailen og består, selvom mailen slettes. En flagget mail vises ifølge Microsoft dog på To-Do-listen og i mappen Opgaver, så du kan samle begge dele ét sted.
| Valg | Hvad er det | Egner sig til |
|---|---|---|
| Flag uden dato | Markering på selve mailen | Mails, du vil have øje på, men uden hast |
| Flag med dato | Markering med start- og forfaldsdato | Svar eller opfølgning med en naturlig frist |
| Opgave oprettet ud fra mailen | Selvstændig opgave, uafhængig af mailen | Mails, der udløser arbejde, du vil kunne finde igen |
Sådan sætter du listen op
Knapper og menuer hedder lidt forskelligt, afhængigt af hvilken version af Outlook du har. Fremgangsmåden er den samme.
- Find stedet, hvor listen bor. I det nye Outlook hedder det To Do. Microsoft beskriver smartlister som Min dag, Planlagt, Forfalder i dag og Mail markeret med flag. I andre versioner er det mappen Opgaver. Åbn den, og se, hvad du allerede har liggende.
- Flag mails med en dato. Outlook har færdige flag: I dag, I morgen, Denne uge, Næste uge, Ingen dato og Brugerdefineret. Med Brugerdefineret sætter du selv datoerne. Vælg den dato, du faktisk vil handle på, ikke den mest optimistiske.
- Tjek, om der er en påmindelse. Ifølge Microsofts side om grundlæggende opgaver tilføjes der ikke automatisk en påmindelse, når du flagger en mail. Du kan tilføje den ved at højreklikke på flaget på meddelelseslisten. Siden gælder Outlook til Microsoft 365, Outlook 2024 og Outlook 2021.
- Lav en opgave, når mailen betyder arbejde. Skal du fx samle tal, skrive et oplæg eller ringe til nogen, så opret en opgave ud fra mailen og giv den en klar titel, der starter med et handlingsord.
- Giv opgaverne frist og markér de vigtigste. I To Do kan du ifølge Microsoft angive forfaldsdato og påmindelse for hver opgave og markere dine vigtigste opgaver. Brug markeringen sparsomt, ellers betyder den ingenting.
- Afslut, når det er løst. Markér opgaven som udført, eller fjern flaget. Ellers vokser listen, til du holder op med at stole på den.
En to do liste i Outlook, du faktisk åbner: den daglige rutine
En liste hjælper kun, hvis du kigger på den. Hold rutinen så kort, at den kan overleves på en travl dag.
- Start dagen i opgavevisningen, ikke i indbakken. Se først, hvad der forfalder i dag, og vælg de opgaver, der skal nås. Brug fx Min dag eller Forfalder i dag, hvis din version har dem.
- Åbn indbakken på faste tidspunkter. Tag hver mail og træf én beslutning: svar med det samme, flag med en dato, lav en opgave eller arkivér.
- Afslut dagen med en kort oprydning. Markér det færdige, og flyt det, der ikke blev nået, til en ny dato. Flyt det med vilje, så du ser, hvad der gentagne gange skubbes.
Arbejdstilsynet skriver om opgave- og rollefordeling, at når ansvarsområder er tydeligt defineret, er det lettere at prioritere opgaver og undgå overbelastning. Siden handler om arbejdets organisering, ikke om Outlook. Men pointen kan bruges i det små: spørg dig selv for hver mail, om opgaven er din, og hvad der præcis skal til, før den er færdig. Er den en andens, så videresend den eller svar, i stedet for at gemme den hos dig selv.
Et tænkt eksempel på en indbakke, der ryddes
Eksemplet er vores eget og bruger fiktive tal. Det er ikke en måling. Forestil dig en kontorkoordinator, Mette, der en mandag morgen har ti mails, som ikke er besvaret. To kan besvares med en enkelt linje, og det gør hun med det samme. Tre handler om ting, der først skal afklares torsdag, så de får et flag med den dag. To kræver et stykke arbejde (en oversigt til et møde og en bestilling), så hun opretter en opgave for hver med en klar titel og en frist. Tre er kun til orientering og bliver arkiveret. Indbakken er tom, og alt, hun skal gøre, ligger på listen med en dato.
Versionen afgør, hvad du ser, og hvornår du skal spørge it
Guiden dækker kun funktioner, Microsoft beskriver i sin egen dokumentation. Den dækker ikke:
- deling af opgaver med kolleger eller familie og fælles postkasser,
- automatisering af mails og opgaver,
- valg af en helt anden app til opgaver.
Det afhænger af din version af Outlook, om du har To Do og smartlister, eller om du arbejder i mappen Opgaver. Det afhænger også af, om din arbejdsplads har slået funktioner fra. Kan du ikke finde en funktion, så spørg den it-ansvarlige på jobbet. Det samme gælder, hvis flere postkasser eller konti skal samles, eller hvis opsætningen er fælles for mange brugere. Udefrakommende it-hjælp kan være relevant for en lille virksomhed, hvor ingen har ansvaret for opsætningen. Spørg i så fald, hvad hjælpen konkret omfatter, og få prisen oplyst, før du siger ja.
Er du i tvivl om, om Outlook overhovedet er det rigtige sted, så prøv værktøjet, der foreslår en metode ud fra dine opgaver. Skal du sammenligne med en app, så læs guiden til valg af to do liste app. En kort oversigt over princippet finder du under mails som opgaver.
Ofte stillede spørgsmål
Bliver et flag til en opgave?
Nej. Microsoft skriver, at der ikke oprettes en separat opgave, når du flagger en mail. Vil du have en opgave, der består uafhængigt af mailen, skal du oprette den ud fra mailen.
Får jeg automatisk en påmindelse, når jeg flagger en mail?
Det afhænger af flaget og versionen. Microsofts side om flag beskriver færdige valg med startdato, forfaldsdato og påmindelse. Siden om grundlæggende opgaver oplyser, at der ikke automatisk tilføjes en påmindelse. Åbn flaget, og se selv, hvad der er sat, og tilføj en påmindelse ved at højreklikke på flaget, hvis den mangler.
Hvorfor kan jeg ikke se To Do eller smartlisterne?
Microsofts beskrivelse af smartlister gælder To Do i det nye Outlook. Har du en anden version, ser menuerne anderledes ud, og opgaverne findes typisk i mappen Opgaver. Spørg it, hvis du mener, at noget er slået fra.
Skal jeg bruge Outlook eller en separat app?
Det afhænger af, hvor dine opgaver kommer fra. Kommer de mest i mails, og bruger du Outlook hver dag, er det naturligt at starte der. Har du brug for at tilføje opgaver hurtigt på telefonen eller dele dem med andre, kan en app passe bedre.